Probabil că pentru foarte multă lume, Project Managementul pare ceva extraterestru, deși, în general, proiectele de care trebuie să se ocupe cei din domeniu sunt, de fapt, legate de viața normală, de zi cu zi, a fiecăruia dintre noi.
Adică orice serviciu accesăm sau orice beneficiu primim, direct ori indirect, acestea fac parte din proiecte coordonate de niște manageri mai mult sau mai puțin pricepuți în munca lor.
Asta nu înseamnă că domeniul PM-ului nu este greu, ba dimpotrivă, este și greu, și foarte stufos. Însă încercam să spun doar că poate fi înțeles de oricine, câtă vreme este explicat pe limba tuturor.
Și aș vrea să subliniez puțin acest aspect legat de vorbirea pe înțelesul tuturor despre Project Management, pentru că, deseori, nici măcar anumiți manageri de proiect nu înțeleg tot ce trebuie înțeles din acest domeniu.
De unde această discrepanță de cunoștințe între managerii de proiect?
Evident, nu este neapărat vorba despre cei care activează în cadrul unor companii de top sau în multinaționale și au certificări PMP sau acces la cursuri de project management, traininguri, conferințe și alte evenimente din care au ce învăța și în care s-au familiarizat deja cu limbajul specific. Deși, nu este exclus ca și în aceste categorii să mai existe persoane care încă nu înțeleg complet PM-ul profesionist.
Însă mă refer în special la acei manageri de proiect din firmele mici, sau din propriile firme, care încearcă să izbândească cu afaceri pe care le cresc, mai degrabă, singuri. Mulți dintre ei nu-și permit să plătească taxele de participare de la evenimentele organizate pe subiecte de interes pentru ei în România, sau – cu atât mai mult – în străinătate.
Așadar, tot ce le rămâne acestora este să trieze informațiile găsite pe internet și să citească orice carte le pică în mână, deși nu sunt surse care să ofere neapărat informațiile pe care le poți afla din discuțiile unei conferințe.
Un concept banal, însă obligatoriu pentru orice proiect de succes
Pentru a le veni în ajutor, vreau să le împărtășesc ceva care mi s-a părut foarte util, deși poate părea banal sau chiar dacă, probabil, e un concept vechi, știut de toți veteranii PM-ului. Ei bine, m-am gândit că nu ar fi rău să ajungă și la urechile novicilor.
Acest concept poate fi extrem de folositor în momentul în care este necesară definirea unui proiect. Denumirea de „cei 5W” vine de la „Why”, „What”, „Who”, „When”, „Where”.
Să le luăm pe rând:
1. Why (de ce)
Primul pas, în definirea unui proiect, constă în înțelegerea nevoilor și a problemelor, dar și a oportunităților acestuia.
Iar pentru identificarea respectivelor nevoi/ probleme/ oportunități este necesar ca, în mod constant, să fie ridicate tot felul de întrebări. Iar cele care încep cu „De ce” s-au dovedit extrem de utile.
Ulterior, acestea îți vor aduce răspunsurile care te pot ajuta să cunoști atât de bine businessul respectiv, încât să poți dezvolta un proiect de succes.
2. What (ce)
Cel de-al doilea „W” vine, evident, în completarea primului, și se referă la ce anume putem face pentru a răspunde nevoilor identificate, pentru a rezolva problemele depistate sau pentru a profita de oportunitățile descoperite.
Așadar, simpla ridicare a întrebării „Ce anume putem face în această situație?” reprezintă unul dintre cei mai importanți pași pe care managerii îi pot face pentru proiectele lor, pentru că, de obicei, conduce la găsirea unor soluții.
3. Who (cine)
Acesta se referă, mai precis, la cine este persoana căreia i te adresezi sau care va beneficia de respectivul proiect. Cu alte cuvinte, este vorba despre identificarea publicului țintă și implementarea unor soluții, în proiect, în funcție de preferințele acestuia.
4. When (când)
Unul dintre cele mai importante elemente ale unui proiect, indiferent de domeniul în care este desfășurat, este deadline-ul. Adică exact acest „când” care stabilește când începe și când va fi finalizat proiectul.
5. Where (unde)
Importanța acestui „unde” poate diferi – de la caz, la caz – în funcție de domeniu și de tipul proiectului. Poate fi vorba despre o locație, despre online vs. fizic ș.a.m.d. Ideea este să fie identificat răspunsul cel mai potrivit pentru asigurarea bunului mers al proiectului.
